Specjalista ds. Zakupów IT (k/m)

Narodowy Instytut Kardiologii Stefana kardynała Wyszyńskiego Państwowy Instytut Badawczy to instytucja naukowa z działem Systemów Informatycznych i Cyberbezpieczeństwa odpowiedzialnym za kluczowe systemy, infrastrukturę, cyberbezpieczeństwo i rozwój cyfrowy Instytutu. Dział ten znajduje się na oddzielnym piętrze, niedostępnym dla pozostałych pracowników.

• Wykształcenie wyższe lub w trakcie studiów.
• Doświadczenie w pracy administracyjnej, zakupowej, biurowej, projektowej lub przy obsłudze dokumentów.
• Bardzo dobra znajomość pakietu Microsoft Office, szczególnie Word, Excel i Outlook.
• Dokładność, terminowość, dobra organizacja pracy i umiejętność współpracy z wieloma osobami.
• Umiejętność pracy z dokumentami, umowami, ofertami, zestawieniami i korespondencją służbową.
• Umiejętność pilnowania terminów i prowadzenia wielu spraw równolegle.
• Komunikatywność i umiejętność współpracy z różnymi komórkami organizacyjnymi.
• Umiejętność przygotowywania czytelnych zestawień w Excelu.
• Umiejętność redagowania profesjonalnych wiadomości e-mail, notatek i pism.
• Podstawowa znajomość zagadnień IT, takich jak sprzęt komputerowy, oprogramowanie, licencje, usługi serwisowe, wdrożenia i gwarancje.
• Gotowość do nauki w zakresie zakupów IT, zamówień publicznych, umów, RODO i procedur wewnętrznych.

Mile widziane:

• Doświadczenie w jednostce publicznej, ochronie zdrowia, instytucie badawczym, uczelni lub dużej organizacji.
• Doświadczenie w obsłudze zakupów, umów, faktur, zamówień, licencji lub dokumentacji projektowej.
• Znajomość podstaw Prawa zamówień publicznych.
• Doświadczenie we współpracy z działem zamówień publicznych, działem prawnym, DPO/IOD, finansami lub księgowością.
• Podstawowa znajomość RODO i umów powierzenia przetwarzania danych osobowych.
• Doświadczenie w zakupach IT, sprzętu, oprogramowania, licencji lub usług informatycznych.
• Umiejętność pracy w systemach elektronicznego obiegu dokumentów, zakupowych, finansowo-księgowych lub zgłoszeniowych.

• Wsparcie Działu Systemów Informatycznych i Cyberbezpieczeństwa w przygotowywaniu i prowadzeniu zakupów IT.
• Koordynowanie obiegu dokumentów dotyczących zakupów, umów, aneksów, zamówień, licencji, usług serwisowych, wdrożeniowych i utrzymaniowych.
• Współpraca z Działem Zamówień Publicznych przy przygotowywaniu dokumentów do postępowań, zapytań ofertowych i zamówień.
• Współpraca z DPO/IOD przy procedowaniu umów dotyczących przetwarzania danych osobowych i dostępu do systemów.
• Współpraca z Działem Prawnym przy uzgadnianiu projektów umów, aneksów i formalnych opinii.
• Pomoc pracownikom DSI w kompletowaniu informacji do opisów zamówień, zapotrzebowań, uzasadnień, analiz rynku i zestawień ofert.
• Przygotowywanie i aktualizowanie rejestrów zakupów, umów, licencji, usług, gwarancji, terminów i odnowień.
• Monitorowanie terminów związanych z umowami, podpisami, odbiorami, fakturami, gwarancjami, licencjami i postępowaniami zakupowymi.
• Kontakt z dostawcami w zakresie pozyskiwania ofert, dokumentów, wyjaśnień i potwierdzeń licencyjnych.
• Wsparcie formalne procesu odbioru dostaw, usług i wdrożeń IT.
• Przygotowywanie pism, notatek, wiadomości e-mail, zestawień, tabel i informacji dla przełożonych.
• Prowadzenie uporządkowanej dokumentacji spraw zakupowych i umownych DSI.
• Raportowanie statusu prowadzonych spraw, opóźnień, braków formalnych oraz tematów wymagających decyzji lub eskalacji.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) informujemy o przetwarzaniu danych osobowych na potrzeby rekrutacji przez Narodowy Instytut Kardiologii. Przysługują prawa dostępu, sprostowania, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu oraz cofnięcia zgody. Dane nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania. Kontakt do Inspektora Ochrony Danych: [email protected], tel. 571 317 860.