PMO Specialist (Senior)

VirtusLab is a leading European software consulting and engineering company, home to over 350 EU-based professionals. It is part of the expanding VirtusLab Group and focuses on crafting clean code and practical solutions with precision and purpose.

• 4+ years of experience in a PMO, Project Operations, or Project Coordinator role
• English proficiency at B2 level or above
• Proven track record in supporting project delivery within a software house or IT services environment
• Experience in managing project documentation, including Statements of Work and contracts
• Experience in tracking project budgets, timelines, and project data
• Excellent communication and organizational skills

Main challenges:

• Coordinating project administration throughout the project lifecycle
• Preparing and maintaining Statements of Work (SOWs), contracts, and project documentation
• Supporting communication with clients and internal teams
• Tracking project budgets, timelines, and contract renewals
• Supporting invoicing, billing, and financial reporting
• Maintaining project data in HubSpot, Jira, and other internal tools
• Preparing project reports and management dashboards
• Optimizing PMO processes, templates, and documentation
• Delivering operational support for Project Managers in daily project execution
• Ensuring project documentation and internal processes remain up to date

Informujemy, że administratorem danych jest VirtusLab Sp. z o.o. z siedzibą w Rzeszowie, ul. Zofii Nałkowskiej 23 (dalej jako "administrator"). Masz prawo do żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego. Dane osobowe przetwarzane będą w celu realizacji procesu rekrutacji. Podanie danych w zakresie wynikającym z ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy jest obowiązkowe. W pozostałym zakresie podanie danych jest dobrowolne. Odmowa podania danych obowiązkowych może skutkować brakiem możliwości przeprowadzenia procesu rekrutacji. Administrator przetwarza dane obowiązkowe na podstawie ciążącego na nim obowiązku prawnego, zaś w zakresie danych dodatkowych podstawą przetwarzania jest zgoda. Dane osobowe będą przetwarzane do czasu zakończenia postępowania rekrutacyjnego i przez okres możliwości dochodzenia ewentualnych roszczeń, a w przypadku wyrażenia zgody na udział w przyszłych postępowaniach rekrutacyjnych - do czasu wycofania tej zgody. Zgoda na przetwarzanie danych osobowych może zostać wycofana w dowolnym momencie. Odbiorcą danych jest serwis Just Join IT oraz inne podmioty, którym powierzyliśmy przetwarzanie danych w związku z rekrutacją.