Project Coordinator

Our client is a leading global organization operating across multiple international markets, combining technology, data and people-focused solutions to support its customers and optimize business operations. The organization offers an opportunity to work in an international and collaborative environment. We are looking for a proactive and well-organized Project Coordinator to support a new project focused on coordinating operational readiness, onboarding, workplace preparation and stakeholder communication, working closely with various departments in Warsaw.

• 3 - 7 years of experience in Project Coordination, PMO, Program Coordination, Operations Coordination, or a similar role.
• Experience supporting large-scale transformation, migration, deployment, or organizational change initiatives, especially while building new business location.
• Experience with onboarding, workforce ramp-up, operational readiness, or workplace-related projects is highly desirable.
• Experience coordinating multiple stakeholders and workstreams simultaneously.
• Experience working in international and matrix organizations.
• Good written and verbal communication skills in English.
• Advanced knowledge of Microsoft 365 tools, including Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, and SharePoint.
• Effective communication and engagement skills across all organizational levels.
• Excellent organizational and planning skills.
• High level of ownership and accountability.

• Build, maintain, and track project timelines, schedules, and key milestones.
• Coordinate activities across multiple parallel workstreams to ensure timely delivery.
• Identify dependencies, monitor progress, and proactively follow up on outstanding actions.
• Drive execution by ensuring commitments are followed through and deliverables are completed.
• Act as a central point of coordination between project teams, IT, Facilities, HR, business stakeholders, and external partners.
• Foster alignment across teams and ensure effective communication throughout all involved stakeholders.
• Support the scaling of operational processes and coordination activities as the organization continues to grow.
• Drive with the related local IT organisations across Europe the IT landscape for the scope of duties.
• Define the expected technical requirements to access those systems including security expectations.
• Support the transformation project as a liaison with all the IT country organisations.
• Coordinate onboarding activities for new employees across multiple countries.
• Ensure laptops, user accounts, system access, and workplace requirements are in place ahead of employees' start dates.
• Coordinate hardware preparation, deployment, and distribution during large-scale hiring and onboarding waves.
• Help deliver a seamless onboarding experience by ensuring new joiners have the tools and access they need from day one.
• Coordinate office setup and workplace readiness activities.
• Work closely with landlords, suppliers, and internal stakeholders to ensure office and workplace requirements are delivered on time.
• Track and coordinate activities required to prepare and scale workplace infrastructure.

Klikając w przycisk „Aplikuj” lub w inny sposób wysyłając zgłoszenie rekrutacyjne, zgadzasz się na przetwarzanie Twoich danych osobowych przez MOLTEVO AGNIESZKA NOWAK I URSZULA ŁOPATA SPÓŁKA CYWILNA z siedzibą w: Uniwersytecka 13, 40-007 Katowice (Pracodawca), jako administratora danych osobowych w celu przeprowadzenia rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu. Twoje dane osobowe będą przetwarzane w oparciu o następujące podstawy prawne: (a) aby podjąć działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (np. informacje o oczekiwanym wynagrodzeniu i dostępności do rozpoczęcia pracy); (b) w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes (np. imię, nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia); c) w oparciu o Twoją zgodę, która wyrażona jest poprzez przeslanie dokumentów aplikacyjnych zawierających takie informacje jak np. wizerunek czy zainteresowania. Podanie wszystkich danych osobowych, o których mowa powyżej jest dobrowolne, natomiast dane wymienione w lit. a) i b) są niezbędne do wzięcia udziału w rekrutacji. Niepodanie danych skutkuje brakiem możliwości rozpatrzenia kandydatury. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne, ale może pomóc w sprawnym przeprowadzeniu procesu rekrutacji. Masz prawo żądać dostępu do Twoich danych (w tym uzyskania ich kopii), sprostowania danych, ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia, jak również wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania. Masz także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Twoje dane osobowe mogą zostać przekazane dostawcom usługi publikacji ogłoszeń o pracę, dostawcom systemów do zarządzania rekrutacjami, dostawcom usług IT (hosting), dostawcom systemów informatycznych. Podane przez Ciebie dane osobowe nie będą wykorzystywane w celu profilowania albo podejmowania decyzji w sposób zautomatyzowany. Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez okres 1 roku, chyba, że wyraziłeś odrębną zgodę na wykorzystanie Twoich danych osobowych w przyszłych rekrutacjach. W