Młodszy/a Specjalista/tka ds. Administracji

KOLEO to największy sprzedawca biletów kolejowych w Polsce, obsługujący ponad 200 tysięcy użytkowników aplikacji mobilnych i portalu internetowego. Firma oferuje pełen rozkład jazdy pasażerskich przewoźników kolejowych oraz biletów na pociągi i autobusy, działając na rynku od 2016 roku i zatrudniając ponad 60 osób. Siedziba firmy znajduje się w Warszawie, na Saskiej Kępie.

• Dyspozycyjność do pracy stacjonarnej w godzinach 9-17 od poniedziałku do piątku
• Doskonałe umiejętności organizacyjne
• Sumienność, skrupulatność i dokładność
• Otwartość w komunikacji i łatwość w budowaniu relacji
• Samodzielność, odpowiedzialność i inicjatywa
• Mile widziane doświadczenie na podobnym stanowisku
• Dodatkowe punkty za zainteresowanie pociągami

• Nadzór administracyjny nad biurami KOLEO
• Dbanie o sprawne funkcjonowanie biura, w tym zaopatrzenie, porządek, materiały biurowe i opiekę nad zielenią
• Zarządzanie systemem elektronicznego obiegu dokumentów (DMS)
• Planowanie i koordynacja korespondencji wychodzącej i przychodzącej oraz jej rejestrowanie w DMS
• Samodzielne prowadzenie recepcji biura i wykonywanie prac organizacyjnych
• Przyjmowanie gości, obsługa spotkań i zarządzanie salami konferencyjnymi
• Dbanie o estetykę recepcji oraz pomieszczeń biura
• Przygotowywanie pism, prezentacji i zestawień
• Wspieranie zarządu i współpracowników w zadaniach administracyjnych
• Weryfikacja dokumentów wpływających do Zarządu
• Organizacja wyjazdów służbowych: rezerwacja noclegów, płatności, rozliczenia
• Kontakt z partnerami zewnętrznymi i dostawcami usług
• Wsparcie w przygotowywaniu i wysyłaniu prezentów do partnerów biznesowych
• Reprezentowanie firmy w zewnętrznych instytucjach