Specjalista ds. archiwizacji (K/M)

Gdańskie Centrum Usług Wspólnych obsługuje kadrowo, płacowo, finansowo i księgowo ponad 160 gdańskich szkół i placówek oświatowych. Organizacja działa w sektorze administracji publicznej i zapewnia terminową i rzetelną realizację powierzonych zadań.

• Wykształcenie średnie, preferowane o profilu administracyjnym lub związanym z archiwistyką
• Minimum 2-letnie doświadczenie w pracy w archiwum lub składnicy akt
• Ukończony kurs archiwalny co najmniej I stopnia
• Bardzo dobra znajomość zasad prowadzenia, porządkowania, ewidencjonowania, przechowywania i udostępniania dokumentacji
• Znajomość Instrukcji Kancelaryjnej oraz zasad archiwizacji dokumentacji i umiejętność ich stosowania w praktyce
• Biegłość w pakiecie MS Office, w tym programie Excel
• Umiejętność samodzielnej organizacji pracy, dbanie o dokładność, terminowość i prawidłowy obieg dokumentacji
• Komunikatywność oraz umiejętność przekazywania wiedzy i udzielania wsparcia innym pracownikom
• Dyskrecja, odpowiedzialność i wysoka kultura osobista
• Umiejętność pracy samodzielnej i zespołowej
• Korzystanie z pełni praw publicznych, pełna zdolność do czynności prawnych, brak skazania za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe

Nice to have:

• Wykształcenie wyższe, szczególnie administracyjne lub archiwistyczne
• Ukończony kurs archiwalny II stopnia lub inne szkolenia z zakresu archiwizacji i zarządzania dokumentacją
• Doświadczenie w pracy z dokumentacją kadrowo-płacową lub pracowniczą
• Doświadczenie w jednostkach sektora finansów publicznych, administracji publicznej lub jednostkach oświatowych
• Doświadczenie w digitalizacji dokumentacji lub tworzeniu i prowadzeniu elektronicznych zasobów archiwalnych
• Doświadczenie w prowadzeniu szkoleń wewnętrznych, instruktaży lub konsultacji dla pracowników w zakresie postępowania z dokumentacją

• Przejmowanie, ewidencjonowanie, przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji przekazywanej do składnicy akt
• Porządkowanie zasobu składnicy akt oraz przeprowadzanie skontrum dokumentacji
• Udostępnianie dokumentacji oraz przeprowadzanie kwerend archiwalnych, w tym przygotowywanie uwierzytelnionych kopii dokumentów kadrowo-płacowych
• Wycofywanie dokumentacji ze składnicy akt w przypadku wznowienia sprawy
• Inicjowanie i udział w procesie brakowania dokumentacji niearchiwalnej zgodnie z obowiązującymi przepisami i procedurami
• Przygotowywanie rocznych sprawozdań dotyczących działalności składnicy akt i stanu przechowywanej dokumentacji
• Digitalizacja dokumentacji oraz udział w rozwijaniu elektronicznej archiwizacji zasobów
• Wspieranie i doradzanie komórkom organizacyjnym GCUW oraz dyrektorom obsługiwanych jednostek oświatowych w zakresie prawidłowego postępowania z dokumentacją
• Udzielanie wsparcia w zakresie stosowania Instrukcji Kancelaryjnej i zasad archiwizacji dokumentacji
• Realizacja innych zadań związanych z obszarem archiwizacji, zgodnych z zakresem stanowiska

Miejsce pracy: Miasto Gdańsk. Planowany termin zatrudnienia: wrzesień 2026 r. Osoby zainteresowane mogą składać dokumenty do 26 sierpnia 2026 r. Dokumenty potwierdzające staż pracy lub kompetencje zdobyte za granicą muszą być przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego. Wymagane oświadczenia i zgoda RODO. GCUW zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybrane oferty. Informacja o wyniku naboru stanowi informację publiczną. Kandydaci z niepełnosprawnością muszą dołączyć kopię dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność. Zgodnie z RODO, podanie danych jest wymogiem ustawowym, a konsekwencją ich niepodania jest brak możliwości udziału w rekrutacji.