Office & Administration Specialist

HOLISTICON CONNECT is seeking a candidate to ensure the smooth operation of their Wrocław office and provide administrative support.

• At least 2 years of experience in an administrative, office, or similar multitasking role.
• Good command of Polish and English (minimum B2 level).
• Good knowledge of MS Office, including Excel.
• Experience working with vendors and external service providers.
• Experience supporting purchasing processes.
• Ability to prepare reports, documentation, and administrative records.
• Experience in, or an interest in, facility and office space management.
• Ability to thrive in a changing environment and respond flexibly to evolving business needs.
• Self-organization skills and effective workload management.
• Strong interpersonal skills and enjoyment of supporting others in daily work.
• Being communicative, detail-oriented, and taking ownership of tasks through to completion.

Nice to Have:

• Experience with invoice processing and invoice workflows.
• Knowledge of the BDO system.
• Experience organizing company events.

Office Administration and Operations:

• Ensuring the smooth day-to-day operation of the Wrocław office.
• Managing office equipment and coordinating purchases of office and kitchen supplies.
• Monitoring the technical condition of the office and coordinating repairs and maintenance.
• Maintaining administrative documentation and archiving records.
• Managing the company library.

Cooperation with Vendors and Building Management:

• Handling the day-to-day administration of the office lease agreement.
• Cooperating with building management and external service providers.
• Monitoring the quality of delivered services.
• Overseeing invoice workflows and administrative settlements.
• Supporting office renovations, workspace changes, and relocation projects.

Safety and Compliance:

• Coordinating technical inspections and installation testing.
• Supporting the organization of fire drills and fire safety activities.
• Managing responsibilities related to the BDO system, including preparing reports and monitoring regulatory changes.

Employee, HR and Other Departments Support:

• Providing administrative support for employee benefits.
• Supporting organizational communication and employee information activities.
• Assisting in the organization of company events, team-building activities, and employee initiatives.
• Managing purchases within the employee training budget.

Informujemy, że administratorem danych jest Holisticon Connect z siedzibą w Wrocławiu, ul. Fabryczna 6 (dalej jako "administrator"). Masz prawo do żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego. Dane osobowe przetwarzane będą w celu realizacji procesu rekrutacji. Podanie danych w zakresie wynikającym z ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy jest obowiązkowe. W pozostałym zakresie podanie danych jest dobrowolne. Odmowa podania danych obowiązkowych może skutkować brakiem możliwości przeprowadzenia procesu rekrutacji. Administrator przetwarza dane obowiązkowe na podstawie ciążącego na nim obowiązku prawnego, zaś w zakresie danych dodatkowych podstawą przetwarzania jest zgoda. Dane osobowe będą przetwarzane do czasu zakończenia postępowania rekrutacyjnego i przez okres możliwości dochodzenia ewentualnych roszczeń, a w przypadku wyrażenia zgody na udział w przyszłych postępowaniach rekrutacyjnych - do czasu wycofania tej zgody. Zgoda na przetwarzanie danych osobowych może zostać wycofana w dowolnym momencie. Odbiorcą danych jest serwis Rocket Jobs oraz inne podmioty, którym powierzyliśmy przetwarzanie danych w związku z rekrutacją.