Administrative Support - External Workforce (m/w/d)

emagine Polska is hiring an Administrative Support specialist to assist with recruiting and external workforce management in Hamburg.

• Higher educational background and at least one year relevant experience in a support administrative role.
• Service-oriented mindset with the ability to think along with Advisors.
• Proficient with computer systems such as Office 365, Vendor Management Systems, and SAP.
• Fluent in German (C1) and English (B1).

• Administration and coordination of assignments throughout the entire workforce lifecycle, ensuring data is up to date.
• Creation and processing of Purchase Requisitions (PRs) and Purchase Orders (POs) in the ERP system (SAP).
• Handling assignment extensions, budget amendments, and contractual changes.
• Conducting data quality reviews and audits in the Vendor Management System (Magnit).
• Following up on approvals, signatures, and missing documentation from hiring managers.
• Coordinating with hiring managers, suppliers, and internal stakeholders to ensure smooth process execution.
• Ensuring compliance requirements are met and maintaining audit-ready documentation.

Informujemy, że administratorem danych jest emagine z siedzibą w Warszawie, ul.Domaniewskiej 39A (dalej jako "administrator"). Masz prawo do żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego. Dane osobowe przetwarzane będą w celu realizacji procesu rekrutacji. Podanie danych w zakresie wynikającym z ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy jest obowiązkowe. W pozostałym zakresie podanie danych jest dobrowolne. Odmowa podania danych obowiązkowych może skutkować brakiem możliwości przeprowadzenia procesu rekrutacji. Administrator przetwarza dane obowiązkowe na podstawie ciążącego na nim obowiązku prawnego, zaś w zakresie danych dodatkowych podstawą przetwarzania jest zgoda. Dane osobowe będą przetwarzane do czasu zakończenia postępowania rekrutacyjnego i przez okres możliwości dochodzenia ewentualnych roszczeń, a w przypadku wyrażenia zgody na udział w przyszłych postępowaniach rekrutacyjnych - do czasu wycofania tej zgody. Zgoda na przetwarzanie danych osobowych może zostać wycofana w dowolnym momencie. Odbiorcą danych jest serwis Just Join IT oraz inne podmioty, którym powierzyliśmy przetwarzanie danych w związku z rekrutacją.