Engineering Team & Business Support (m/w/d)

emagine GmbH ist eine europäische Technologie- und Managementberatung mit über 6000 Experten in 13 Ländern. Seit 20 Jahren unterstützt das Unternehmen internationale Firmen in Großinfrastrukturprojekten, insbesondere in der Energie-, Netz- und Bahnindustrie, bei der Implementierung innovativer und nachhaltiger Lösungen.

• Abgeschlossenes Studium in Business Administration, Projektmanagement oder kaufmännische Ausbildung
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Bereich Administration, Projektunterstützung oder Business Support
• Fundierte Kenntnisse in administrativen und organisatorischen Abläufen
• Erfahrungen in der Unterstützung von Teams oder Projekten
• Gute Kenntnisse von Beschaffungs- und Rechnungsprozessen
• Sicherer Umgang mit digitalen Kollaborations- und Informationssystemen
• Sehr gute Anwenderkenntnisse in Microsoft 365, SharePoint, und Excel
• Hohe Service- und Unterstützungsorientierung
• Ausgeprägtes Organisationsvermögen und strukturierte Arbeitsweise
• Sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeit

Nice to Haves:

• Kenntnisse in Power BI und SAP
• Gute Englischkenntnisse (B1)

• Übernahme administrativer, organisatorischer und kaufmännischer Aufgaben zur Unterstützung des Engineering Management Teams und des Engineering-Bereichs
• Organisation und Betreuung von Besprechungen, Workshops, Schulungen, Dienstreisen sowie internen Veranstaltungen einschließlich Vor- und Nachbereitung
• Koordination und Unterstützung des Onboardings neuer Mitarbeiter
• Durchführung und Nachverfolgung administrativer Beschaffungs-, Bestell- und Rechnungsprozesse gemäß geltenden Vorgaben
• Pflege kaufmännischer Informationen und Unterstützung bei administrativen Tätigkeiten im Zusammenhang mit externen Dienstleistern
• Mitarbeit bei Administration, Pflege und Weiterentwicklung von SharePoint-Strukturen
• Verwaltung von Vorlagen und Organisationsinformationen sowie Unterstützung bei der Dokumentation von Prozessen
• Zusammenstellung und Pflege von Projekt- und Organisationsdaten
• Erstellung und Aufbereitung standardisierter Berichte und Managementunterlagen

Informujemy, że administratorem danych jest emagine z siedzibą w Warszawie, ul.Domaniewskiej 39A (dalej jako "administrator"). Masz prawo do żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego. Dane osobowe przetwarzane będą w celu realizacji procesu rekrutacji. Podanie danych w zakresie wynikającym z ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy jest obowiązkowe. W pozostałym zakresie podanie danych jest dobrowolne. Odmowa podania danych obowiązkowych może skutkować brakiem możliwości przeprowadzenia procesu rekrutacji. Administrator przetwarza dane obowiązkowe na podstawie ciążącego na nim obowiązku prawnego, zaś w zakresie danych dodatkowych podstawą przetwarzania jest zgoda. Dane osobowe będą przetwarzane do czasu zakończenia postępowania rekrutacyjnego i przez okres możliwości dochodzenia ewentualnych roszczeń, a w przypadku wyrażenia zgody na udział w przyszłych postępowaniach rekrutacyjnych - do czasu wycofania tej zgody. Zgoda na przetwarzanie danych osobowych może zostać wycofana w dowolnym momencie. Odbiorcą danych jest serwis Just Join IT oraz inne podmioty, którym powierzyliśmy przetwarzanie danych w związku z rekrutacją.