Teamassistenz für Energieunternehmen (m/w/d)

Das Unternehmen emagine Polska sucht eine Teamassistenz für ein multinationales Energieunternehmen mit flexibler Arbeitsorganisation und Möglichkeiten zur persönlichen Weiterentwicklung. Die Position befindet sich vor Ort in Bayreuth.

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung im Assistenz-, Office- oder Verwaltungsumfeld
• Erfahrung in der Organisation von Reisen, Veranstaltungen und Besprechungen
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Teams, Word und Excel
• Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeit
• Hohe Serviceorientierung und Diskretion
• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Sicheres Priorisieren auch bei wechselnden Anforderungen
• Belastbarkeit und Flexibilität in einem dynamischen Arbeitsumfeld
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1)
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Nice to have:

• Zusätzliche Qualifikationen im Bereich Projektmanagement
• Kenntnisse über moderne Kommunikationstechnologien

• Organisation und Buchung von Dienstreisen für Mitarbeiter und Führungskräfte
• Einholung und Vergleich von Angeboten unter Berücksichtigung von Budget- und Effizienzvorgaben
• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Workshops, Besprechungen und Veranstaltungen
• Koordination von Räumlichkeiten, Catering und weiteren organisatorischen Leistungen
• Unterstützung des Führungsteams bei der Planung und Steuerung von Terminen
• Koordination komplexer Besprechungen mit internen und externen Stakeholdern
• Sicherstellung einer effizienten Termin- und Ressourcenplanung
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost
• Bestellung von Büromaterialien und Arbeitsmitteln
• Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter
• Organisation von Schulungen, Fortbildungsmaßnahmen und Arbeitssicherheitsunterweisungen
• Verwaltung administrativer Prozesse und Dokumentationen
• Unterstützung bei Bestell- und Beschaffungsprozessen
• Nachverfolgung von Vertragsunterschriften und Freigaben
• Bearbeitung von Ad-hoc-Anfragen
• Priorisierung unterschiedlicher Anforderungen
• Sicherstellung eines reibungslosen organisatorischen Ablaufs im Team

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