Document Controller / Management (m/w/d)

emagine Polska is recruiting for an offshore project with remote or Berlin-based work.

• Erfahrung mit Thinkproject und SharePoint
• Fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift (B1)
• Umfassendes Wissen in Dokumentenmanagement und Qualitätssicherung
• Fähigkeit zur effektiven Kommunikation zwischen verschiedenen Projektbeteiligten
• Erfahrung in der Einhaltung von Compliance-Anforderungen (u.a. ISO 9001)
• Kenntnisse in Regulatory Compliance und Sanctions
• Praxis im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen (DMS)

• Verwaltung, Pflege und Strukturierung der gesamten projektbezogenen Dokumentation
• Sicherstellung der Einhaltung von Dokumentationsstandards (z. B. ISO 9001, Kundenanforderungen)
• Erfassung, Nachverfolgung und Archivierung technischer, rechtlicher und kaufmännischer Dokumente
• Arbeit mit DMS-Plattformen wie SharePoint, Aconex, Thinkproject oder ähnlichen Systemen
• Prüfung und Freigabe eingehender/ausgehender Dokumente gemäß der Genehmigungsmatrix
• Koordination der Dokumentenkontrollprozesse zwischen den Projektbeteiligten (Engineering, Projektmanagement, Subunternehmer)
• Erstellung von Statusberichten zum Dokumentationsfortschritt und zum aktuellen Stand
• Unterstützung bei der Entwicklung einer revisionssicheren Dokumentenstruktur
• Schulung der Projektmitglieder hinsichtlich der korrekten Ablage und Namenskonventionen für Dokumente
• Gewährleistung der Vertraulichkeit und des kontrollierten Zugriffs auf sensible Projektdokumente

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