Randstad

Project & Administration Coordinator (Executive Support)

Brak informacji o wynagrodzeniu

SeniorHybryda·WarszawaFull-time

#472398·Dodano 10 dni temu·0

Źródło: Randstad

Aplikuj teraz

Tech Stack / Keywords

MS OfficeWordOutlookExcelPowerPoint

Podsumowanie oferty

Osoba na tym stanowisku będzie zapewniać obsługę administracyjną i wsparcie dla Global Finance Operations Practice Lead oraz zespołu kierowniczego w Polsce. Rola dotyczy globalnej organizacji z branży farmaceutycznej.

Wymagania

Minimum 5 lat doświadczenia na stanowisku asystentki/ta zarządu we wsparciu wyższej kadry kierowniczej lub osób na szczeblu C-level, w globalnej organizacji o strukturze macierzowej.
Zaawansowane umiejętności w obsłudze pakietu MS Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint).
Doskonała organizacja pracy, połączona z umiejętnością rozwiązywania problemów, proaktywnością, ustalaniem priorytetów i dotrzymywania terminów w dynamicznym środowisku pod presją czasu.
Dbałość o detale oraz znajomość podstaw operacyjnych finansów.
Doskonałe umiejętności komunikacyjne w mowie i piśmie.
Odpowiedzialność za powierzone zadania oraz bycie wzorem w zakresie etyki i compliance.
Umiejętność budowania trwałych relacji na wszystkich szczeblach organizacji – od kadry zarządzającej, przez zespoły międzyfunkcyjne, po interesariuszy zewnętrznych.
Wykształcenie wyższe; preferowane kierunki biznesowe lub ekonomiczne.
Biegła znajomość języka angielskiego i polskiego (warunek konieczny).

Obowiązki

Wsparcie operacyjne i koordynacja inicjatyw: Wsparcie liderów Global Finance Operations w realizacji celów strategicznych; monitorowanie backlogu, postępów i terminowości projektów; pełnienie roli punktu kontaktowego w wybranych procesach administracyjnych przy zachowaniu ścisłej poufności danych biznesowych i HR.
Zarządzanie kalendarzem i spotkaniami: Koordynacja złożonych grafików w różnych strefach czasowych; przygotowywanie agend, materiałów, protokołów (minutes) i zadań po spotkaniach; ścisła współpraca z kierownictwem GBS.
Podróże i logistyka: Kompleksowa organizacja podróży krajowych i zagranicznych (rezerwacje, wizy, plany podróży); rozliczanie delegacji, wydatków i faktur zgodnie z procedurami firmy.
Organizacja wydarzeń: Planowanie i obsługa logistyczna spotkań zespołowych, warsztatów i wyjazdów integracyjnych (offsites) oraz koordynacja współpracy z zewnętrznymi dostawcami.
Dokumentacja i korespondencja: Samodzielne prowadzenie bieżącej korespondencji i terminowe odpowiadanie na zapytania; pozyskiwanie dokumentów urzędowych; przygotowywanie prezentacji biznesowych; zarządzanie obiegiem dokumentów i podpisów elektronicznych.
Zarządzanie wiedzą i komunikacja wewnętrzna: Nadzór nad biblioteką dokumentacji projektowej; administrowanie platformami współpracy (zarządzanie uprawnieniami, strukturą i treścią); przygotowywanie i dystrybucja komunikatów do globalnego zespołu.
Budżet i zakupy: Wsparcie w bieżącym monitorowaniu budżetu oraz obsłudze zamówień (purchasing).
Relacje i sieć kontaktów: Utrzymywanie współpracy z asystentami w strukturach GBS oraz koordynacja relacji zewnętrznych (członkostwa, wystąpienia publiczne, umowy).

Benefity

Opieka medyczna.
Karta sportowa.

Opieka zdrowotna

Karta sportowa

Randstad

116 aktywnych ofert

Zobacz wszystkie oferty

Aplikuj teraz