Office Manager (międzynarodowa korporacja)

Brak informacji o wynagrodzeniu

SeniorOn-site·WarszawaFull-time

#464136·Dodano 2 dni temu·1

Źródło: nofluffjobs.com

Aplikuj teraz

Tech Stack / Keywords

CAOutlookExcelR Go Golang

Podsumowanie oferty

Office Manager będzie zarządzać prawidłowym funkcjonowaniem biura polskiego oddziału międzynarodowej korporacji z branży usług finansowych. Będzie wspierać zespół w codziennych zadaniach.

Wymagania

8–10 lat doświadczenia na podobnym stanowisku, np. koordynatora/koordynatorki biura lub office managera; mile widziane doświadczenie w dużych międzynarodowych korporacjach.
Doświadczenie w organizacji pracy biura i zapewnianiu sprawnego funkcjonowania procesów administracyjnych.
Doświadczenie we współpracy z dostawcami usług, firmami kurierskimi, serwisami technicznymi i firmami sprzątającymi.
Bardzo dobra znajomość języka angielskiego (C1), umożliwiająca swobodną komunikację z zespołami zagranicznymi.
Bardzo dobra znajomość pakietu Microsoft Office, w szczególności Outlook, Word i Excel.
Bardzo dobra organizacja pracy, skrupulatność i dbałość o szczegóły.
Umiejętność ustalania priorytetów i terminowej realizacji wielu zadań jednocześnie.
Samodzielność, odpowiedzialność i proaktywne podejście do pracy.
Wysokie kompetencje komunikacyjne oraz umiejętność współpracy z osobami na różnych poziomach organizacji.
Profesjonalna postawa i wysoki poziom kultury osobistej, szczególnie w kontakcie z gośćmi, klientami i partnerami biznesowymi.
Gotowość do pełnienia funkcji osoby pierwszego kontaktu w sprawach administracyjnych i organizacyjnych dotyczących biura.

Obowiązki

Zarządzanie biurem:

Współpraca z jednostkami biznesowymi w celu rozpoznawania i realizowania ich potrzeb dotyczących powierzchni biurowej, infrastruktury, wyposażenia i administracji.
Koordynowanie aktualizacji planów powierzchni biurowej na podstawie prognoz zatrudnienia oraz przekazywanie informacji do centrali.
Monitorowanie harmonogramów prac konserwacyjnych i funkcjonowania infrastruktury budynkowej.
Pełnienie funkcji pierwszego kontaktu w przypadku alarmów związanych z systemem zarządzania budynkiem i infrastrukturą obiektu.
Organizowanie i koordynowanie przeprowadzek oraz zmian aranżacyjnych w biurze.
Wspieranie wdrażania i utrzymywania lokalnych procedur BHP oraz zgłaszanie zdarzeń związanych z BHP i reagowanie na nie, w tym we współpracy z zagranicznym zespołem BHP.
Zapewnianie sprawnego funkcjonowania poczty wewnętrznej, usług pocztowych i kurierskich, recepcji, centrali telefonicznej, archiwum oraz obsługi prenumerat i subskrypcji.
Współpraca z lokalnymi dostawcami usług oraz z działem finansowym w zakresie raportowania centrów kosztów, powierzchni biurowej i poziomu jej wykorzystania.
Współpraca z działem IT w celu uwzględniania aspektów technologicznych w projektach i raportach Corporate Services.
Współpraca z zespołem Corporate Services w Londynie przy organizacji podróży służbowych.
Wspieranie koordynacji ubezpieczenia biura z lokalnymi jednostkami biznesowymi, brokerami i firmowymi specjalistami ds. ubezpieczeń.
Pełnienie funkcji ogólnego punktu kontaktu w sprawach niestandardowych zadań administracyjnych.
Przygotowywanie i procesowanie faktur w sposób zapewniający ich terminową płatność.
Obsługa połączeń telefonicznych i faksu, organizowanie spotkań oraz koordynowanie telekonferencji, podróży służbowych i wydarzeń specjalnych.
Prowadzenie i aktualizowanie harmonogramu urlopów członków zespołu.
Dbanie o prawidłowy obieg dokumentów, wspieranie ich przygotowywania oraz prowadzenie systemu archiwizacji.
Obsługa gości, rezerwowanie i przygotowywanie sal konferencyjnych oraz przygotowywanie i obsługa systemów audiokonferencyjnych.
Aktualizowanie bazy klientów i kontrahentów oraz wspieranie pracowników w organizacji podróży służbowych.
Przygotowywanie i terminowe rozliczanie delegacji oraz wydatków służbowych zgodnie z polityką i zasadami firmy.

Antal

854 aktywne oferty

Zobacz wszystkie oferty

Aplikuj teraz